För många organisationer var det i slutet av 2019 otänkbart att leda en kris i ett digitalt rum. Det klassiska arbetssättet kändes tryggt och man var van vid överblicken man får genom att information delas visuellt på en whiteboard eller sätts upp på väggarna.
” I don’t think information overload is a function of the volume of information. It’s a derivative of the volume of information plus the sense-making tools you have.” Paul Saffo
Idag är inställningen en helt annan och få organisationer vill tillbaka till en helt fysisk stabsmiljö. Coronapandemin har skyndat på den tekniska utvecklingen inom digital möteshantering och många har vant sig vid kommunikation på distans vilket har ändrat det traditionella sättet att bedriva krisledningsarbete.
Samtidigt har den digitala omställningen kommit med egna utmaningar. Det fysiska mötets struktur och rutiner har skapat en känsla av kontroll för krisledningsgrupper. Men i det digitala är det lätt att frångå grundläggande mötesprinciper även fast det är precis det som behövs i det digitala rummet. I det digitala rummet frånkopplas även kroppsspråket, som är en av människans viktigaste verktyg för interpersonell kommunikation och står för över femtio procent av den totala mellanmänskliga kommunikationen. Men det digitala rummet har andra fördelar. Krishanteringsarbetet kan komma igång snabbare, fler kompetenser kan snabbt stödja arbetet och samordning av funktioner kan underlättas.
Nedan beskrivs några av de framgångsfaktorer vi på Murphy Solution identifierat för ledning hybrid/digitalt från intervjuer med krisledare, stabschefer och nyckelpersonal inom krishanteringsområdet likväl relevant forskning.
”Låt inte en kris gå till spillo. En kris är en utmaning men samtidigt ett viktigt tillfälle för utvecklingssprång. Därför är det extremt viktigt att arbetet kan utvärderas och att man lär utav det.” Respondent
TIPS för att leda i det digitala
Överblick
Skapa en digital whiteboard där all väsentlig information samlas. Dessa är de viktigaste beståndsdelarna:
- Mål/inriktning, Fakta, Antaganden, Kritiska processer, beslut och åtgärder.
- Håll översikten aktuell genom kontinuerliga uppdateringar under krismötena. Tillse att viktig information inte förloras genom att loggföra alla händelser digitalt med tidsnummer och arkivera i efterhand.
- Använd lämpliga verktyg som fungerar för er verksamhet och lär er att bemästra dem och dess funktioner. Använder ni exempelvis Microsoft Teams så lär er att hantera de viktigaste funktionerna så att krisledningsarbetet inte behöver förlora tid på teknisktstrul. Utse en teknikansvarig.
Kontroll
- Genom att följa en etablerad process och metod vet ni var i processen ni befinner er vilket skapar kontroll. Vår erfarenhet säger att metoderna för fysisk krisledning även är applicerbara digitalt när det gäller olika former av exempelvis besluts- och arbetsmöten.
- Samla all relevant information på ett ställe. Det ger ökad överblick och mer kontroll.
- Kontroll innebär även att följa upp verkställda beslut och effekter av genomförande.
- En god dokumentation under genomförandet ger kontroll även efter händelsen.
Dokumentation
- I efterhand, när alla fakta finns på bordet är det lätt att anklaga eller kritisera beslut som tagits. Med en händelselogg kan ni utvärdera beslutet utifrån den information som fanns tillgänglig vid tidpunkten för beslutet.
- Många samhällsviktiga verksamheter har legala krav på sig att i efterhand redovisa händelser beslut och effekter. Genom en strukturerad digital process underlättas det arbetet i efterhand, speciellt i långdragna kriser med mycket dokumentation.
- Sist men inte minst möjliggör en väl genomförd dokumentation goda utvärderingsmöjligheter vilket bidrar till långsiktig organisationsutveckling.
Sammanfattningsvis
Omställningen från det fysiska till det digitala krisledningsrummet har sina utmaningar men samtidigt finns mycket att vinna på den digitala omställningen. Först och främst ger digitala verktyg en bättre överblick än den traditionella whiteboarden om de används på rätt sätt. Krisgruppens medlemmar får tillgång till informationen platsoberoende vilket kan snabba på ledningsarbetet och få igång krisledningsarbetet omedelbart. Samtidigt bidrar digitala verktyg till ökad kontroll genom automatiserade processer och uppföljning av beslut. Avslutningsvis bidrar digitala system till ökad dokumentation och spårbarhet vilket effektiviserar utvärderingen.
För att blicka framåt tror jag på hybrida rum där personerna är uppkopplade med VR för att öka den interpersonella kommunikationen genom digitala kroppsspråk. Vad tror ni?
Vi hjälper er att öva oftare och effektivare
Vi bjuder på en exklusiv grundutbildning i krishantering helt kostnadsfritt. Anmäl dig genom att följa den här länken.